こんにちは！
神奈川県の整理収納アドバイザー 佐藤ようこです。
茅ヶ崎市・藤沢市・鎌倉市中心に
出張お片付けサポートにお伺いしています◎
実は私「ファイリングアドバイザー」の認定講座を以前に受けていて、ファイリングアドバイザー（書類整理できる人）を名乗る資格は持っているのですが、自宅の書類整理がなかなか納得できないままでした。
けれど昨年、長野ゆか先生ご著書のこちらの本を読みましてですね…
とても実践的で、知識を現場に落とし込めたって感じで、無事にわが家の書類収納も終わりが見えてきたのです。
今日はそんなわが家の書類収納について、少しご紹介させてもらっちゃおうかなと思います。
書類は思ったより捨てられる
まず、書類は結構捨てられます、ということをお伝えしたいです。
紙そのものの保管が必要なものも確かにあります。
「住宅関係の書類」や「保険証券」、「資格証書」「保管期限内の会計書類」など。
紙として保管が必要なのか、それとも情報だけあればいいのか。期限が切れたりして、もういらないものなのか。
紙として保管が必要なもの以外は、実は捨てても大丈夫なのです。
「情報だけ必要もの」に関しては、私はその場でパシャっと撮影をして、「Google Keep」というアプリで管理しています。
容量が無制限ということで、気軽に利用できています。スケジュールが決まっているものであれば、すぐに手帳と家族共用のカレンダーに書き込んでおくのもポイント。
とはいえ紙でとっておきたいものもたくさんありますよね。
私自身、紙で読む方が情報が頭に入ってきやすいな〜という実感がありますので、もちろん紙のまま取っておく書類もたくさんあります。説明書や保育園の決まり、検診結果なども。
そんなものをどのように整理しているかというと…
「保管書類」と「アクティブ書類」に分ける
「保管書類」と「アクティブ書類」に分けています。
「保管書類」は、紙そのものを保管する必要があるけれど、ほとんど見ないもの。
わが家で言うと、「住宅関係の書類」や「保管期限内の会計書類」などです。
出し入れがほとんどない書類に関しては、ポケットファイルにざっくりと収納。リビング収納の上の方に、本のようにたてて収納しています。
「アクティブ書類」は、紙そのものを保管したい、そしてたまに確認・更新する必要があるものです。
わが家では、大分類を以下のように分け…
リビング収納の中に、このようにズラリとファイルボックスを並べています。
無印のファイルボックスに振りわけ、さらにファイルボックスの中を、個別フォルダを使って分類しています。
とりあえずマステでラベルをして、時間があるときにラベルシールに貼り替えたりしています。
個別フォルダはコクヨのクラフトタイプを使っています。（安さ重視でえらびました）
ラベルを剥がす時にやぶれてしまうという欠点があるので、PPタイプの方が良かったかもしれません。
https://item.rakuten.co.jp/kaumall/40138480
例えば、「育児・教育」の大分類の中には、「ならいごと」「保育園」「市からの通知」「今年の作品」など。
「健康」は、「健診結果」「予防接種」「通院中」「診察券」「領収書」など。
「暮らし」は、「住民票」「防災・ハザードマップ」「証明写真」「資格証書」「切手」「レターセット」「ポイントカード」など。
「マネー」は、「保険」「年金」「税」などに分かれています。
この、ファイルボックス＆個別フォルダを使った書類管理を「バーチカルファイリング」といいます。
バーチカルファイリングは、書類をポケットに入れたりリングで閉じたりする必要がなく、古い書類と新しい書類を入れ替えるのが簡単というメリットもあるため、動きのあるアクティブな書類を管理するのにとても向いています。
とはいえ、この仕組みを構築するのがまずとてもタイヘン…というデメリットもあります。
書類整理…どこから手をつけたらいい？
一気にやろうとするのはハードルが高すぎる…という場合は、少しずつやっていきましょう〜。
まずは、細かく分類しようとせず、①「捨てる紙」②「保管書類（ほとんど見なくてOKなもの）」③「アクティブ書類」に分けることから始めてみませんか？
今日整理すると決めた書類を一箇所に集めて、①②③に分けていくのです。
①「捨てる紙」は、紙袋にまとめる。時間のある時にまとめて捨てるのがオススメです。（個人情報のある紙はシュレッダーや個人情報保護スタンプで隠してね）
②「保管書類」は、保管さえしていればいいので、ポケットファイルでもリングファイルでも、お手持ちのファイリング用品にまとめてOK。クローゼットや本棚の上段など、手の届きにくいところにしまっても大丈夫◎
③「アクティブ書類」は、ファイルボックスなどを使って「書類を立てて収納」するがおすすめです。（寝かして詰むのではなく。）個別フォルダを使った仕組みを構築するのは結構タイヘンですので、とりあえずは透明のクリアファイルなどに付箋やマステで分類をかけたら花丸です♪
◯分類するなら、このあたりの付箋がおすすめです↓
スリーエム ポスト・イット ジョーブ インデックス
44×50mm 50枚
型番：6822
無印良品 インデックス付箋紙・厚口フィルムタイプ
49×40ｍｍ・10枚×4色
おすすめは「未処理ボックス」
最後に、わが家で使っている「未処理ボックス」がお気に入りなので、ご紹介します。
「未処理」というラベルをつけたファイルボックスの中を、さらに「◯◯（家族の名前）」とラベリングした個別ファイルで区切っています。
まだ対応をどうするか決まっていないプリントや、しばらく取っておきたいだけのチラシなどを個人別に管理していて、処理の決まっていないプリントをとりあえずここに投げ込むことも。溜まってきたら、不要な紙を捨てたり、対応が必要なものは対応したり…。夫宛に届いていたDMなど「これこの間目を通していたけど、いるのかな？いらないのかな？」なんていうものも放り込んだり。時間のあるときにまとめて確認してもらいます。
一時的なバッファがあると、気がラクですよね♪
一番右が「未処理ボックス」です。
まとめ
いかがでしたか？
今日はわが家の書類収納について、ご紹介してみました〜！
これから子どもが小学校に入ったら、きっとプリント管理の方法も変わっていくかと思います。
お客様のお宅で小学校から届く書類整理をする度に、「こんな膨大な紙を、自宅で上手に管理できている人が果たしてどれくらいいるのだろうか…」と絶望的な気持ちになります。
でも書類は「思ったより捨てられる」ので。
家に入ってきた時点で、できるだけ「捨てられる紙」を仕分ける習慣がつくといいですよね♪
それでは〜！
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